財富的一半來自合同，企業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動取得經(jīng)濟(jì)效益的橋梁和紐帶亦是合同，當(dāng)然合同也是產(chǎn)生糾紛的根源。如果企業(yè)在日常的經(jīng)濟(jì)交往中陷入合同陷阱中，企業(yè)就可能因此蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因而企業(yè)合同管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，搞好合同管理，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最基本的要求。而合同管理的重要組成部分——公章管理亦是不容忽視的，甚至更是容易產(chǎn)生風(fēng)險和圈套的地方。那么，企業(yè)合同管理中的公章管理應(yīng)注意哪些問題呢？
一、公章是企業(yè)民事活動的意思表示。應(yīng)由專人掌管。
《中華人民共和國合同法》第三十二條規(guī)定：“當(dāng)事人采用合同書形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或蓋章時合同成立�！贝藯l說明：合同書上即便沒有法定代表人或負(fù)責(zé)人的簽字，只要加蓋了公章，合同同樣生效。在企業(yè)中，能夠使合同生效的公章是合同專用章（企業(yè)名章也是在企業(yè)管理中能產(chǎn)生合同效力的印章），其他公章如財務(wù)專用章，企業(yè)科室的印章原則上不能僅憑此使合同生效。既然公章是企業(yè)民事活動的意思表示，所以企業(yè)應(yīng)將公章交由可靠人士掌管，并不可隨意由多人掌管，應(yīng)做到誰掌管誰負(fù)責(zé)，將責(zé)任落實到人頭。
二、建立公章掌管人的責(zé)任制度
公章應(yīng)由專人掌管，但有時企業(yè)業(yè)務(wù)人員確需攜帶公章外出公干，這時應(yīng)當(dāng)由 公章掌管人持印跟隨，不能將公章交由非公章掌管人攜帶或使用，以防止責(zé)任不清。另外，更換公章掌管人時，應(yīng)當(dāng)制作公章交接備忘錄，記錄交接日期，并由前后手掌管人簽字。必要時重新刻制公章，以區(qū)別不同公章掌管的責(zé)任人。 三、建立用印審查及用印登記制度。
合同文本應(yīng)由企業(yè)合同審查人審查后方可使用公章，而且使用 公章應(yīng)當(dāng)履行登記程序，即記錄公章使用文件的名稱，申請使用公章人等，并由申請使用公章人在登記簿上簽名。 四、盡量不在空白合同或空白紙張上加蓋公章。
在空白合同或空白紙張上加蓋公章使企業(yè)增加了合同風(fēng)險，尤其在企業(yè)人員不穩(wěn)定的情況下。所以，企業(yè)應(yīng)謹(jǐn)慎對待在空白合同或空白紙張上加蓋公章的行為。如確有需要，須經(jīng)特別批準(zhǔn)并辦理領(lǐng)用手續(xù)，使用完畢經(jīng)審查無誤后，辦理準(zhǔn)銷手續(xù)。 |
